¿Cómo hacer un presupuesto correctamente?

¿Qué es un presupuesto?

De forma general, un presupuesto es una estimación de ingresos y egresos en un periodo específico. Lo puede hacer cualquier entidad que va a desarrollar una actividad que le genere gastos e ingresos. Esta definición abarca prácticamente cualquier individuo u organización que vea pasar dinero por sus manos: hogares, particulares, empresas y gobierno. En esta ocasión nos enfocaremos en el renglón de los negocios, pero a nivel de pequeña-mediana empresa (estamos seguros que las grandes corporaciones ya saben cómo hacer un presupuesto y ¡no necesitarán de esta guía!). 

Como ya puntualizamos, al presupuesto que nos estamos refiriendo sería algo mucho más cercano a lo que en inglés se conoce como “quote” o “quotation”, cuya traducción literal es “cotización”. ¿Por qué hacemos esta aclaración? Porque si llegas hacer una búsqueda del tema en dicho idioma, al explorar “budget” –traducción estricta de “presupuesto”– encontraremos más bien consejos sobre la regla 50/30/20, ideas para ahorrar, inversiones, etc. 

En palabras menos genéricas, un presupuesto es un documento que entregas a alguien a quien prestarás un servicio o venderás un producto. En él, detallarás lo que cobrarás por dicho trabajo o producto, así como los gastos por operar y las condiciones del acuerdo. También se puede referir a una planeación interna de un negocio para conocer con cuántos recursos cuentas y cuáles son las estimaciones de cuánto vas a ingresar, lo que te permitirá hacer un balance de pérdidas y ganancias.

¿Qué validez legal tiene un presupuesto?

Esta es una duda muy recurrente y algo que puede llegar a parecer un área gris. ¿En qué momento un presupuesto es vinculante? Si le hiciste llegar a un cliente un documento con toda la información necesaria –más adelante vamos a explicar qué debe de llevar–, podemos hablar que se trata de un contrato. No obstante, debemos subrayar cuándo se convierte un contrato a ojos de la ley. De acuerdo al artículo 1.254 del Código Civil Mercantil de España, un presupuesto adquiere la condición de contrato desde que las partes “consienten en obligarse respecto de otra u otras, a dar alguna cosa o prestar algún servicio”. Empero, también tiene que cumplir con tres requisitos estipulados en el artículo 1.261:

• Consentimiento de los contratantes: que ambas partes estén de acuerdo con lo que incluye la propuesta.

• Objeto cierto del contrato: que lo que se esté ofreciendo, sea un servicio o producto, exista.

• Causa de la obligación: que haya un propósito para que la contratación o prestación de servicios ocurra. 

Si ambos están de acuerdo, hay un servicio o producto de por medio y una razón para el presupuesto, éste estará ligado a la ley.

¿Cuándo es necesario hacer un presupuesto?

Un presupuesto es necesario, como ya dijimos, cuando vamos a prestar un servicio u ofrecer algún producto. Pero también aplica a nivel interno para organizar la operación de tu negocio y conocer con qué recursos dispones para afrontar las obligaciones y metas de un periodo en particular. Idealmente, deberás trabajarlo al inicio de cualquier proyecto o periodo importante. Por ejemplo, cuando empieces una nueva etapa en tu empresa o de cara al siguiente año fiscal. El comienzo de los años naturales también puede servir como punto de partida para crear un presupuesto, si tu operación así lo requiere. 

Tipos de presupuesto

Para saber cómo hacer un presupuesto, identifica qué tipo necesitas según tu operación o las funciones que vas a realizar. Aquí te dejamos algunos ejemplos:

• Presupuesto maestro: será el que reúna todos los otros presupuestos para tener un esquema integral de tus finanzas o las de tu negocio. Si has montado una operación dividida en dos o más partes que trabajan de manera independiente, este tipo de presupuesto te ayudará a mantener el equilibrio, ver dónde es necesario un ajuste y a llegar a objetivos generales. 

• Presupuesto de operaciones: como su nombre lo dice, recabará todos los datos operativos por prestar un servicio o crear un producto. La importancia fundamental de este presupuesto es que, con él, sabrás qué tan barata o costosa es tu operación, y cuál es el estado real de tus ganancias. Específica todas las actividades que estarás realizando, como administración, ventas, transportación, etc.

• Presupuesto de ventas: se trabaja en función a cómo se prevé estará el mercado o la demanda de lo que estás ofreciendo. ¿Parece que será un buen año para tu negocio? Ajústalo para intentar producir o trabajar lo más que puedas abarcar. Sé claro en los conceptos de venta y cuánto estarás cobrando por ello.

• Presupuesto de producción: va conectado con el anterior, pues se establece según lo que se está planeado vender u ofrecer al mercado. Aquí detalla cuántas personas están involucradas, cuánto cuesta ponerlas a trabajar –¡incluido tú!–, el margen de beneficio meta y los tiempos de producción.

• Presupuesto de compras: ¿ya sabes cuánto quieres vender y cómo lo quieres producir? Ahora toca organizar las compras y, en general, lo que gastarás en materia prima. Y, muy importante, este presupuesto evitará que te falte inventario o acumules de más.

• Presupuesto de cobros: es la última parte de la cadena de presupuestos, pues, luego de estimar ventas, producción y compras, toca calcular cuánto dinero puede ingresar a tu negocio. ¡Ojo! Esto no quiere decir que el número final de tu presupuesto de cobros serán tus ganancias reales, pues habrá que restar los gastos operativos y otras tasas por pagar. Si lo conjuntas con presupuesto de gastos, tendrás uno de ingresos netos.

• Otros presupuestos: dependiendo de qué tan compleja sea tu actividad, puedes realizar otros presupuestos como de tesorería, de marketing, de Recursos Humanos, etc.

• Presupuesto de productos o servicios: ¿creías que estábamos olvidando el más importante? ¡Si esta publicación trata sobre cómo hacer un presupuesto! Éste tipo está pensado para entregarle al cliente o comprador final y en él se incluye el costo de tu trabajo, las retenciones e impuestos, y el monto total. Asimismo, debe tener las condiciones de entrega, fechas, validez del acuerdo, entre otros.

¿Cómo hacer un presupuesto? Su estructura, paso a paso

Ahora bien, ¿cómo hacer un presupuesto? Lo dividiremos en interno (para operar tu actividad empresarial o negocio) y externo (el que entregas al cliente.

• Interno: elige uno de los distintos tipos de presupuestos que ya explicamos y sigue esta hoja de ruta. Primero, tu mejor y principal aliado será un software de hojas de cálculo, no importa de qué sistema operativo o si es online. En él, adjunta todos los datos, dependiendo del presupuesto (fechas, conceptos, montos) y suma gastos e ingresos. Haz las sumas y restas pertinentes para obtener los datos reales y obtén la cifra final.

• Externo: para la cotización que vas a entregar al cliente, realiza un documento que tenga la identidad y datos de tu empresa o persona moral (logotipo, dirección, correo y teléfono). En él, describe tu actividad o producto y lo que implica su elaboración; esto justificará el monto que vas a cobrar. Especifica la tarifa desglosada con números brutos y después de impuestos. Cierra con garantías, condiciones y disposiciones legales.

¿Qué información debe contener un presupuesto?

Guíate con los dos puntos anteriores, pues dependiendo de qué categoría de presupuesto vayas a trabajar, requerirás de información diferente. Además de los datos básicos de ti y/o de tu empresa, incluye todas las acciones que lleves a cabo para prestar el servicio o completar un producto.

Cálculo de costos al realizar un presupuesto

A veces es muy fácil que se nos pase desapercibido un concepto que debemos incorporar en nuestro presupuesto. A continuación te explicamos qué pasos seguir para hacer un cálculo de costos:

1. Enumera todas las acciones involucradas en el proceso de tu negocio o proyecto. 

2. Delimita el tiempo. Pon una fecha de inicio y una de cierre.

3. Calcula costos de trabajo. ¿Cuánto gastas en echar a andar tu operación? ¿Necesitas de un intermediario o de un tercero para entregar tu producto o servicio? Apúntalo y calcúlalo.

4. Suma toda la materia prima y materiales que vas a necesitar. Incluye softwares, compra de equipo y, si es necesario, hasta el café que te vas a estar bebiendo en horarios laborales. ¡Todo cuenta!

5. Haz el cálculo para obtener los números reales. Suma los gastos y réstaselos a los ingresos. No olvides agregar impuestos y retenciones.

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